Migliori Software di gestione della forza lavoro
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Che cos'è il software di gestione della forza lavoro?
Le soluzioni di gestione della forza lavoro aiutano le aziende a tracciare, monitorare e valutare le metriche aziendali, che a loro volta aiutano i dipartimenti delle risorse umane e il personale a supervisionare e ottimizzare i programmi e i carichi di lavoro dei dipendenti.
Vantaggi chiave del software di gestione della forza lavoro
- Ridurre le spese ottimizzando i programmi dei dipendenti
- Aumentare la produttività operativa
- Minimizzare i rischi finanziari e di non conformità
- Migliorare il morale dei dipendenti e ridurre i tassi di abbandono
- Automatizzare le attività lavorative non critiche
- Ottimizzare l'uso delle competenze in attività che generano valore
Perché utilizzare il software di gestione della forza lavoro?
Le piattaforme di gestione della forza lavoro aiutano le aziende a ottimizzare i loro sforzi lavorativi prevedendo la domanda di lavoro, creando e gestendo i programmi dei dipendenti, tracciando la presenza dei dipendenti e riportando l'efficienza della forza lavoro. L'uso e l'implementazione delle soluzioni di gestione della forza lavoro variano da organizzazione a organizzazione; differiscono anche in termini di portata. Alcuni strumenti si concentrano solo sulla programmazione dei dipendenti e sulle richieste di ferie; nel frattempo, gli strumenti di gestione della forza lavoro più robusti (e più comunemente usati) forniscono soluzioni di gestione delle buste paga, tracciamento del tempo e reporting.
Prevedere le richieste di lavoro – Molti strumenti di gestione della forza lavoro consentono alle aziende di prevedere le richieste di lavoro che aiutano a ridurre i giorni di lavoro sovra o sotto personale. Questo aiuta anche a prevenire che le aziende paghino straordinari non necessari. Poiché gli strumenti di gestione della forza lavoro consentono ai dipendenti di inviare richieste di ferie direttamente nel software, errori come programmare un dipendente quando non è disponibile sono significativamente mitigati perché tutte le richieste sono documentate nel sistema.
Programmi dei dipendenti – A seconda della natura e delle dimensioni di un'azienda, programmare i dipendenti può essere un compito complicato. Uno che, quando vengono commessi errori, può portare a turni mancati, dipendenti scontenti e scarsa assistenza clienti. Le soluzioni software di gestione della forza lavoro consentono ai datori di lavoro di ospitare tutti i programmi dei dipendenti in un unico posto. Il software consente anche ai dipendenti di ottenere una maggiore comprensione dei loro programmi futuri, fornendo strumenti di comunicazione per cose come le richieste di ferie.
Buste paga – Molti strumenti di gestione della forza lavoro hanno funzionalità di gestione delle buste paga o si integrano con software di gestione delle buste paga, per contabilizzare automaticamente le ore lavorate dai dipendenti.
Tracciamento del tempo – Attraverso l'uso di funzionalità di tracciamento del tempo integrate, le soluzioni di gestione della forza lavoro aiutano gli utenti a garantire che i loro dipendenti accumulino tempo lavorato solo quando stanno effettivamente lavorando.
Portale dei dipendenti– I prodotti di gestione della forza lavoro spesso forniscono un portale per i dipendenti. In questo modo, i dipendenti possono accedere al sistema e vedere quando sono programmati per lavorare, richiedere ferie e persino timbrare l'entrata e l'uscita.
Report – Il software di gestione della forza lavoro può generare report basati sul tempo timbrato. Questo fornisce ai datori di lavoro informazioni su quali dipendenti sono puntuali e quali no; consente anche ai datori di lavoro di identificare eventuali turni mancati.
Chi utilizza il software di gestione della forza lavoro?
Sebbene gli strumenti di gestione della forza lavoro possano essere utilizzati da qualsiasi azienda, tradizionalmente sono utilizzati da organizzazioni con grandi forze lavoro orarie e part-time in settori come il commercio al dettaglio, la produzione, l'ospitalità e l'assistenza sanitaria.
Le piccole imprese in alcuni settori, come il commercio al dettaglio o l'ospitalità, affrontano un numero maggiore di tassi di turnover elevati e dipendenti che lavorano part-time. I sistemi di gestione della forza lavoro rendono facile tracciare tutti i dipendenti. Le organizzazioni in altri settori hanno visto aumentare la necessità di tracciare il tempo e le attività lavorative per forze lavoro altamente qualificate e diversificate, in particolare con l'aumento dei dipendenti remoti e a contratto.
In definitiva, il software di gestione della forza lavoro è ottimo per le aziende di tutte le dimensioni che cercano di semplificare il carico di lavoro della gestione fornendo maggiore trasparenza all'intero team per quanto riguarda la programmazione.
Caratteristiche del software di gestione della forza lavoro
Previsione del lavoro – Le soluzioni di gestione della forza lavoro aiutano le aziende a prevedere il numero e i tipi di dipendenti necessari per soddisfare la domanda prevista e controllare i costi del lavoro.
Programmazione dei turni – Le aziende possono utilizzare le soluzioni WFM per pianificare i turni di lavoro dei dipendenti in base alla disponibilità, oltre a fornire notifiche ai dipendenti quando sono programmati.
Gestione del tempo e delle presenze – Gli strumenti di gestione della forza lavoro consentono ai dipendenti di tracciare le ore lavorate attraverso integrazioni con prodotti di tracciamento del tempo o funzionalità di tracciamento del tempo integrate.
Gestione delle assenze e dei permessi – Con le soluzioni di gestione della forza lavoro, i dipendenti possono inviare richieste di ferie pagate (PTO) o di permesso di assenza che i manager possono approvare o rifiutare all'interno della piattaforma.
Gestione delle competenze – Le soluzioni WFM consentono alle aziende di organizzare, ordinare e visualizzare i dipendenti in base a competenze e qualifiche per prendere decisioni di programmazione più intelligenti.
Gestione della successione – Con le soluzioni WFM, le aziende possono identificare i dipendenti ad alte prestazioni con potenziale di promozione con uno sviluppo minimo.
Analisi della forza lavoro – Gli strumenti di gestione della forza lavoro sono progettati per aiutare ad analizzare i dati dei dipendenti e sviluppare una base per valutare e ottimizzare la gestione della forza lavoro.
Capacità di autoservizio – Le soluzioni di gestione della forza lavoro forniscono portali di autoservizio per i dipendenti attraverso i quali possono visualizzare i loro programmi, inviare richieste di PTO, configurare la disponibilità e le preferenze di lavoro e auto-programmare dai tempi di lavoro disponibili.
Programmazione dei turni mobile – Molti strumenti di gestione della forza lavoro offrono applicazioni mobili o siti web ottimizzati per dispositivi mobili che forniscono soluzioni di gestione della forza lavoro mobile. Molte di queste applicazioni mobili facilitano la comunicazione tra dipendenti e manager riguardo alla programmazione dei turni. I manager e i dipendenti possono utilizzare le soluzioni WFM per creare o rivendicare turni di lavoro disponibili e ricevere notifiche sui loro dispositivi mobili. Funzionalità come la gestione delle assenze e dei permessi, nonché le funzionalità di tracciamento del tempo e delle presenze, sono spesso incluse nelle applicazioni mobili, consentendo ai manager di approvare o rifiutare le richieste dei dipendenti in movimento.
Comunicazione del team – Le soluzioni WFM forniscono soluzioni di messaggistica per i membri del team o i manager attraverso funzioni di testo o email integrate e comunicano richieste di programmazione o di permesso. Un'altra grande funzione di molti strumenti di gestione della forza lavoro è la comunicazione tra la gestione e i dipendenti. Se stai gestendo un team, può essere facile perdere traccia delle corrispondenze individuali con ciascun dipendente. Molti strumenti di gestione della forza lavoro ti consentono di comunicare con i dipendenti all'interno dello strumento. In questo modo puoi apportare modifiche a un programma e notificare un dipendente tutto nello stesso strumento.
Personalizzazione – Il software di gestione della forza lavoro consente agli amministratori di personalizzare la soluzione per adattarla ai loro processi unici. Questo include la possibilità di creare oggetti, campi, regole, calcoli e visualizzazioni personalizzati.
Soluzioni basate su cloud – Il software di gestione della forza lavoro basato su cloud consente alle aziende e ai dipendenti di accedere al software ovunque.
Interfaccia di programmazione delle applicazioni integrata (API) – Le soluzioni WFM forniscono specifiche su come l'applicazione comunica con altri software. Le API in genere consentono l'integrazione di dati, logica e oggetti con altre applicazioni software.
Dashboard – Il software WFM fornisce un'interfaccia utente di facile lettura, spesso a pagina singola, in tempo reale, che mostra una presentazione grafica dello stato attuale e delle tendenze storiche degli indicatori chiave di prestazione (KPI) di un'organizzazione per consentire decisioni istantanee e informate a colpo d'occhio.
Reporting – I sistemi di gestione della forza lavoro consentono il reporting di tutti i dati contenuti nel sistema. In genere contiene report standard oltre alla possibilità di creare report ad hoc.
Analisi – Un'area emergente di importanza negli strumenti di gestione della forza lavoro è la capacità di fornire analisi della forza lavoro azionabili sulle persone nel luogo di lavoro. I dati raccolti dal software di gestione della forza lavoro includono informazioni come le competenze dei dipendenti e la presenza temporale, che possono essere utilizzate per scoprire e riportare informazioni sulle efficienze della forza lavoro. Le aziende sono anche in grado di identificare la probabilità di successo dei dipendenti e prevedere la necessità di determinate competenze.
Caratteristiche aggiuntive del software di gestione della forza lavoro
Le caratteristiche aggiuntive che alcune soluzioni di gestione della forza lavoro possono offrire includono la pianificazione della successione e della contingenza, nonché la gestione della conformità e del rischio.
Problemi potenziali con il software di gestione della forza lavoro
Gestione della forza lavoro vs. software di tracciamento del tempo – La gestione della forza lavoro e il software di tracciamento del tempo sono spesso confusi a causa della loro sovrapposizione nelle funzionalità. Queste soluzioni non sono le stesse; la gestione della forza lavoro è più preoccupata di programmare le ore di lavoro, e il software di tracciamento del tempo è preoccupato di tracciare le ore che sono state programmate. Tuttavia, dato quanto strettamente correlate sono queste due funzioni, è comune che uno strumento contenga funzionalità per entrambi i compiti.
Software e servizi correlati al software di gestione della forza lavoro
Software di suite di gestione delle risorse umane
Software di tracciamento del tempo
Software di gestione delle buste paga
Software di infrastruttura del contact center
Quali sono le migliori opzioni di software di gestione della forza lavoro da integrare con i sistemi esistenti?
Ecco alcune delle migliori piattaforme di gestione della forza lavoro che si integrano facilmente con strumenti e sistemi esistenti.
- Rippling offre un'integrazione senza soluzione di continuità tra sistemi HR, IT e di gestione delle buste paga, rendendolo ideale per unificare le operazioni della forza lavoro senza sincronizzazione manuale.
- BambooHR si integra facilmente con strumenti di terze parti e stack tecnologici HR, consentendo alle aziende di espandere le funzionalità senza cambiare piattaforma.
- Zoho People fornisce un'API altamente flessibile e integrazioni integrate, rendendo semplice la connessione con CRM, buste paga e app di produttività.
- UKG Ready offre capacità di integrazione robuste con sistemi di gestione delle buste paga, tracciamento del tempo e ERP per semplificare processi complessi della forza lavoro.
- Deputy si connette con sistemi POS, buste paga e HR, aiutando le aziende a semplificare la programmazione e il tracciamento dei costi del lavoro con attrito minimo.
Quali sono le app per la forza lavoro più user-friendly per le aziende?
Ecco alcune delle app per la forza lavoro più user-friendly progettate per semplificare la gestione del team e la programmazione:
- Connecteam offre una piattaforma mobile-first all-in-one facile da navigare per team senza scrivania che gestiscono programmazione, comunicazione e gestione delle attività.
- Homebase offre un'interfaccia intuitiva per il tracciamento del tempo, la pianificazione dei turni e la messaggistica del team, rendendola ideale per i team di piccole imprese.
- BambooHR combina semplicità con potenti funzionalità HR, offrendo ai team una piattaforma chiara e accessibile per i dati e i flussi di lavoro dei dipendenti.
- When I Work semplifica la programmazione del personale e il tracciamento delle presenze con un'interfaccia pulita e drag-and-drop che è facile per manager e dipendenti.
- Zoho People racchiude funzioni HR essenziali in un dashboard user-friendly che può essere personalizzato per adattarsi alle esigenze uniche del flusso di lavoro di un'azienda.
Quali sono i sistemi di gestione della forza lavoro più convenienti?
Ecco alcuni sistemi di gestione della forza lavoro convenienti che offrono un forte valore senza compromettere le funzionalità:
- Homebase offre strumenti gratuiti di programmazione e tracciamento del tempo per piccoli team, rendendolo un'opzione economica per le aziende in crescita.
- greytHR offre funzionalità HR e di gestione delle buste paga essenziali a un prezzo competitivo, ideale per le aziende che cercano di digitalizzare senza spendere troppo.
- Zoho People fornisce una suite HR scalabile con livelli di prezzo accessibili, aiutando le aziende a gestire la presenza, le ferie e le prestazioni in modo conveniente.
- When I Work combina funzionalità di programmazione e comunicazione del team a basso costo in una piattaforma facile da usare adatta per le forze lavoro orarie.
- Hubstaff consente il tracciamento del tempo remoto e il monitoraggio della produttività con prezzi trasparenti, ottimo per team snelli che necessitano di visibilità di base sulla forza lavoro.
